Extrait de notre communication d’octobre 2023 : « Gérez Archives & Données personnelles en toute conformité »
Archives
Selon le Code du patrimoine (Article L212-6), il appartient à chaque collectivité d’assurer la collecte, le classement, la conservation et la communication de ses archives. Les dépenses en matière archivistique font partie des dépenses obligatoires selon le Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT).
Le manque de temps, de connaissances des textes règlementaires et des règles archivistiques ne facilitent pas la gestion de ces fonds documentaires, ce qui peut entraîner des difficultés dans la recherche et la communication de vos dossiers d’archives.
C’est pourquoi, afin de permettre aux collectivités de répondre à leurs obligations en matière d’archivage, le Centre de gestion de la Drôme (CDG26) assure depuis 1998 une mission facultative d’archives. Cette mission n’a cessé de se développer au fil des années afin d’intégrer la gestion des nouveaux supports de documents, comme les documents électroniques et numériques.
Le service d’archivage itinérant du CDG26 met à votre disposition, un archiviste itinérant diplômé intervenant à la journée pour vous aider :
- A collecter, classer, conserver et communiquer vos fonds d’Archives avec la mise en place de procédures d’archivage qui faciliteront la gestion quotidienne de vos dossiers.
- A réaliser le récolement obligatoire à chaque élections
- A vous sensibiliser aux règles archivistiques
- A mettre en place un Système d’Archivage Electronique (SAE) conforme aux demandes de l’Etat
La grille tarifaire du SAE ne s’appliquera que lorsque la convention tri partite CDG26/CDG59/Collectivité sera signée et que des documents sont classés dans la structure.
Quelques témoignages de collectivités adhérentes au service :
RGPD
Le Règlement Général sur la Protection des Données est entré en vigueur le 25 mai 2018. Il impose à chaque collectivité, entreprise ou association de se mettre en conformité quand à la collecte et à la gestion des données personnelles utilisées. Ce règlement a pour objectif de renforcer les droits des personnes et de protéger leur identité à l’ère du « tout numérique » dans un cadre légal simplifié et unifié à l’échelle européenne.
Cette mise en conformité RGPD implique plusieurs mesures :
- La désignation d’un délégué à la protection des données auprès de la CNIL
- La mise en place de mesures de sécurité et d’encadrement de l’utilisation des données personnelles collectées
- l’obligation d’information des personnes quand à leur droit d’opposition, de rectification et d’effacement de leurs données
Depuis 2019, le service archives a fait évoluer ses missions afin de vous permettre de répondre à vos obligations règlementaires en matière de RGPD. Un archiviste délégué la protection des données peut vous accompagner dans vos démarches de déclarations, de mise à jour de vos mentions légales et d’éliminations de documents qui ne seraient pas conformes. Il réalisera également les études d’impacts obligatoires pour vos installations vidéos ou la collecte de données confidentielles et sensibles, nécessaires à votre fonctionnement.
