Nous avons pu constater récemment que des sociétés de fournitures de bureau proposent aux collectivités d’acquérir des relieuses pour leurs registres (avec un mécanisme de reliure par serrage des dos en métal). Malgré des arguments économiques pouvant sembler séduisants, ce système n’est conforme ni aux prescriptions du ministère de l’Intérieur, ni aux prescriptions des Archives de France, institution compétente en matière de conservation préventive.

Les reliures doivent être réalisées par des relieurs professionnels. Les Archives de France recommandent par ailleurs la reliure en toile enduite et l’utilisation de matériaux de montage neutres. Or, les consommables des relieuses par serrage ne sont pas conçus avec des matériaux neutres. La baguette de serrage en métal présente un risque élevé pour la conservation à long terme des documents. Avec le temps, cette baguette est susceptible de rouiller et donc d’altérer irrémédiablement le papier et vos registres. Enfin, le système par serrage n’offre pas la garantie d’une reliure pérenne.

Si, pour vous convaincre, ces sociétés avancent comme argument qu’elles travaillent en partenariat avec d’autres services départementaux d’archives, sachez que les Archives départementales et les Archives de France rejettent strictement ce système de reliure pour les registres.

Nous vous invitons donc à décliner les offres de ces sociétés proposant un matériel qui ne saurait convenir aux registres des collectivités.

Rappel: Depuis le 1^er janvier 2011, de nouvelles dispositions relatives à la tenue des registres sont applicables. Sont concernés les registres de délibérations, d’arrêtés, de décisions du maire [ou du président], ainsi que les actes de publication et de notification pris par le maire [ou le président]. Une des dispositions impose aux collectivités l’abandon du collage des délibérations au profit de la reliure traditionnelle ayant « les mêmes caractéristiques techniques que celles de l’Etat civil » (circulaire IOCB 1032174C du 14 décembre 2010).

La circulaire IOCB 1032174C du 14 décembre 2010 précise les exigences des Archives de France sur le sujet.